¿Qué significa demora y cómo puede evitar los costosos gastos?

Eli DolganskyGeneral, Guía de Envío5 Comments

Comencemos con lo básico: ¿de qué se trata la demora?

La definición básica de la demora es muy simple- es un cargo impuesto sobre la carga que permanece demasiado tiempo en un terminal.

Los funcionarios portuarios (así como las autoridades férreas y aeroportuarias) tienen toda la facultad para hacer ejecutar estos cargos. Pero su definición es decepcionantemente sencilla.  En la práctica, puede resultar difícil de entender cuando, de hecho, se espera ver cargos por demora en sus cuentas. Así que si está confundido  por el término y cuándo se aplica a Ud., ¡no se preocupe! Muchos otros transportistas están en el mismo bote (y no es un simple juego de palabras).

Lo primero lo primero: ¿Cómo definimos “demasiado tiempo”? En otras palabras ¿cuánto tiempo hay para mover la carga antes de que aplique la demora? Por lo general, los puertos ofrecen de 4 a 7 días de almacenamiento sin costo, pero esta cifra bajo ningún concepto es definitiva. Cada terminal tiene normas algo distintas ¡y pueden cambiar en cualquier momento!

También cabe señalar que Ud., corre el riesgo de incurrir en costos tanto por importaciones como por exportaciones. Por ejemplo, digamos que su carga llegó a tiempo a su destino, pero por errores en su papeleo se produjeron retrasos en el proceso de descarga. Esos contenedores llenos pueden terminar acumulados para su procesamiento durante varios días, lo que se traduce en (sí, ¡adivinó!) demoras. Por otra parte, quizá Ud., ha coordinado con un camionero para entregar la mercancía en un terminal para su exportación. Pero, ¿con qué se consiguió? El buque que debía buscar la carga está retrasado. Han transcurrido cuatro, cinco, seis días y antes de que se dé cuenta la demora está en pleno efecto.

La gran pregunta: ¿cuánto debe?

Lamentablemente, saber si tiene pagos por demora es apenas el primer paso. Puede ser un proceso igualmente incierto determinar cuánto tendrá que pagar.

Cada terminal y transportista puede establecer sus propias tarifas, pero casi siempre cobran tasas en una base diaria, por contenedor. La clave fundamental es que estas tasas se pueden acumular y RÁPIDO. Bien sea que el puerto cobre 75 dólares o 200 dólares por contenedor, solo unos días de cargos por retraso por 10 contenedores le costarían hasta 6.000 dólares. Y es solo el comienzo.

Si, por algún motivo su carga permanece en el terminar por más de una semana, lo más probable es que los costos diarios aumenten. Mientras más tiempo permanezca su mercancía en tránsito, más terminará pagando y su cuenta podría fácilmente salirse de control.

Sabemos lo que está pensando: ¿de veras soy responsable?

Es muy claro que la demora es uno de los aspectos más frustrantes de trabajar en comercio y transporte. A veces, hasta parece que algunos terminales buscan adrede formas de inflar la cuenta.

Y no hay forma de escapar a la amenaza de cargos por demora. Bien sea que la mercancía se transporte por barco o por avión, almacenar la mercancía en terminales o en almacenes aduaneros, la demora es una posibilidad inevitable. Pero la intención detrás del cargo es comprensible: las instalaciones tienen que ser capaces de recuperar el espacio de almacenamiento lo más pronto posible para tener espacio para los nuevos clientes.

Incluso si el retraso no es su culpa, las autoridades portuarias necesitan incentivar a los transportistas para que permanezcan en horario. Claro está, hay muchos casos en los que los retrasos de la carga están fuera de su control, pero al final del día, los transportistas casi siempre son responsables  de manejar los costos.

Pagar  por demora ¿lo pone en problemas?

Incluso si tiene que arreglárselas para evitar la demora, hay varias otras formas en las que pudiera incurrir en gastos extra. La “detención” es un término general que se puede referir a múltiples situaciones. Una definición está estrechamente relacionada con la demora, por lo que es fácil confundirse.

Quizás la mejor forma de establecer una diferencia entre ambos es ver la demora como los costos relacionados con la carga dentro de los contenedores, mientras que la detención se cobra sobre los contenedores en sí. En la práctica, esto significa que incluso después de que ha trasladado su carga fuera del terminal, Ud., necesita devolver los contenedores vacíos con rapidez. De lo contrario, los transportistas impondrán un cargo –por lo general una tarifa fija por contenedor por día- hasta que los devuelva. Aunque estos costos por detención suelen ser algo menores que los costos por demora (50-100 dólares por día, en promedio) todavía hacen mella en su balance final con el tiempo.

Y para garantizar que esté extra-confundido, recuerde que algunos terminales utilizan el término “detención” de forma indistinta con otra palabra – “diario”. En ambos casos, los términos están asociados con un retorno tardío de los contenedores, y como siempre, se aplican tanto a las importaciones como a las exportaciones.

La otra definición de detención (la cual es utilizada con mayor frecuencia) es específica a los asuntos con su ruta terrestre. Los cargos se calculan sobre la base del tiempo de espera del conductor y pueden surgir independientemente de si Ud., está llevando mercancía hacia el puerto para su envío o desde el puerto hacia un almacén. En cuanto a las importaciones, los conductores tienen que esperar a que la carga sea descargada en un almacén antes de poder devolver los contenedores vacíos al puerto. La mayoría de los transportistas ofrecerán 1-2 horas sin costo, pero cualquier tiempo adicional está sujeto a un cargo por detención. Lo mismo sucede para las exportaciones; los conductores esperarán algunas horas para llevar la carga a los barcos para su embarque, pero si el reloj sigue avanzando, entra la detención.

Con tantos eventos recientes de congestión en los puertos ha habido un aumento sustancial en los casos de detención y demora. De nuevo, los transportistas no siempre son responsables por los retrasos que producen los cargos, pero casi siempre son los responsables por el pago de la factura.

Mirada al fresco: ¿Ud., minimiza sus riesgos?

Ahora que está lo suficientemente abrumado con la información sobre cómo su cuenta pudiera salirse de control, vale la pena abordar las muchas formas efectivas que hay para minimizar su riesgo. Como sucede con la mayoría de las estrategias para mitigar el riesgo, las medidas preventivas son esenciales.

  1. Piense antes

Ante todo despache su carga lo más adelantado que pueda. No vale la pena jugar con el cronograma de su entrega (entre el clima inclemente y los retrasos portuarios, simplemente no hay manera de garantizar que todo vaya según lo planeado).  Un tiempo extra le puede servir de colchón a lo largo de la ruta para mantener los costos  superfluos en el puerto. La misma actitud se aplica al tomar en cuenta los tiempos de carga/descarga. Nunca subestime los retrasos que pudieran sacar de ruta el proceso y tener a sus conductores con la mirada en el reloj.

  1. Tenga un plan B

Cabe señalar que un plan de contingencia siempre es una sólida inversión. Esto significaría hallar un camionero suplente en caso de que la congestión portuaria sea particularmente grave o hasta evaluar las opciones de tarifas y los patrones de tránsito en los terminales cercanos en caso de que necesite redirigir la carga completa.

  1. Manténgase informado

Igualmente importante: Ud., querrá leer su contrato con los transportistas cuidadosamente y asegurarse que esté allí para acelerar el papeleo portuario y el proceso aduanal adonde quiera que se dirija su mercancía. Aunque toda la información anterior es muy estándar, los cargos por demora y detención están determinados oficialmente por los términos de su contrato individual. Sin señalar que los distintos países podrían aplicar distintas definiciones y dejar más o menos espacio para la negociación, por lo que ¡asegúrese de leer las letras pequeñas! En otras palabras, estar informado es su mejor defensa.

  1. Negocie de manera inteligente

Ya que tocamos el tema de la negociación, Ud., siempre puede tratar de solicitar  más tiempo gratis para su carga. Esto puede funcionar tanto en demora como en detención. Por ejemplo, si sabe que sus contenedores se van a tardar más de 2 horas en descargar, Ud., podría tratar de hablar con el conductor con suficiente antelación. Ellos tienden a ser más flexibles si los prepara de antemano, en vez de tratar de apurar el proceso de descarga y después rogarles que le perdonen al estar con el tiempo en contra. Para los casos de demora negociar tiempo extra puede ser un poco más delicado. Por lo general, los funcionarios portuarios solo conceden prórrogas de tiempo a grandes transportistas que están tramitando un volumen de carga cuantioso. Si Ud., transporta menos de 800 – 1.000 contenedores al año, quizás pudiera considerar otra estrategia para recortar costos.

  1. Prepárese, prepárese, prepárese

Por último, y no tan sorprendente, la preparación es la clave; y trabajar con un corredor certificado o con otro proveedor de logística certificado puede hacer maravillas para su nivel de estrés. Trabajar para lograr el predespacho de su carga, girar instrucciones para hacer entrega a los conductores por adelantado, preparar la instalación receptora para manejar los contenedores que ingresan y comunicarse de forma efectiva con los funcionarios de la aduana y los terminales puede parecer que toma tiempo, pero es muy probable que ahorre tiempo. Hay muchos embarcadores y corredores de aduana disponibles que pueden ayudarle a simplificar el proceso, y algunos (incluyendo a LILLY) brindan servicios múltiples en uno.

Eli Dolgansky
Eli is a member of the Business Development team here at LILLY + Associates with almost 10 years in the logistics industry. Fluent in Hebrew, Russian & English, Eli handles numerous international and domestic clients helping them find the best shipping solutions worldwide while providing top level customer service.

5 Comments on “¿Qué significa demora y cómo puede evitar los costosos gastos?”

  1. Avatar
    Oscar Wellington

    Me sucedió en México, por una huelga, y supuesto cierre de calles.
    Por qué el importador debe pagar algo en la que nada tuvo que ver.
    Es inaudito que uno tenga que pagar algo en la que no incurrió.
    Para mí esto significó un duro golpe, tanque soy un pequeño comerciante.
    Considero que se deben tomar otras medidas cuando el importador no tenga que ver con algún problema en origen. En esta situación el que pierde es el importador.

  2. Avatar
    Jesus

    Estimado, buen día, tengo un serio problema en carga Ro-Ro del TEV Santos, el agente de carga siguió los deadlines otorgados por la linea para dejar la carga y entrega a la nave programada, tenemos 07 días libres de almacenaje en el TEV, la linea comunico un retraso en la nave por oleaje, no solo fue un comunicado fueron 3 cambios de nave al final la nave que hiba a cargar inicialmente fue cambiado en varias fechas, nuestra carga seguia en el almacen ocupando area, nuestra carga es rodante y sacarlo del TEV implicaria tambien un gasto quizas mayor, nuestra pregunta es como poder exonerar este concepto de pago de almacenaje o hacer responsable a la linea.

    1. LILLY + Associates
      LILLY + Associates

      Hola Jesus – Esto solo puede ser negociado por el propietario del contrato. Debe volver al propietario del contrato, quien puede solicitar una excepción o solicitar tiempo libre adicional. Debido a que preguntarán por el hecho, no hay garantías de que se exoneren los cargos. Esperamos que esto te ayude, Saludos

    1. Avatar
      Ricardo Kasrim

      Buen día Olga, las inspecciones de aduanas pueden incurrir en el puerto de descarga o llegada y las aduanas pueden detener la carga hasta por 90 días antes de confiscarla. Saludos

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