Que es un Sistema de Gestión de Transporte y por qué es Necesario?

Ricardo AlvarezGeneral, Guia de EnvíosLeave a Comment

Independientemente del tamaño de su negocio, necesita tener una comprensión completa de su cadena de suministro si quiere continuar siendo un importador eficaz. Asi mismo es importante poder identificar las áreas donde puede haber problemas y responder a ellas en consecuencia con una visión integral y precisa de su cadena de suministro.

Una de las herramientas más eficaces para comprender su cadena de suministro es el sistema de gestión de transporte o TMS. Es particularmente útil para recopilar información crítica sobre su red y su visibilidad. Este artículo busca abordar los principales problemas que deberían preocuparle desde un punto de vista logístico central. Este artículo definirá qué es un TMS o WMS, cómo operan sus funciones principales y el proceso de selección de uno de estos sistemas para su negocio.

Sistema de gestión de transporte (TMS): ¿Qué es?

TMS o Transport Management System, es un programa de software o herramienta digital que las empresas suelen utilizar para coordinar y gestionar su transporte y logística. Una razón fundamental para implementar un TMS es que organiza y centraliza los datos de transporte. De esta manera, las empresas están en mejores condiciones de lograr las siguientes funciones operativas:

  • ● Pronosticar y planificar los requisitos de su red de distribución.
  • ● Optimizar las rutas seleccionadas.
  • ● Administrar mejor los operadores.
  • ● Rastrear y ejecutar envíos.
  • ● Automatizar procesos como la licitación y la reserva de carga.
  • ● Manejar mejor los procedimientos de liquidación y pago.
  • ● Informar sobre los indicadores clave de rendimiento de su red.

Los remitentes de carga que han implementado un TMS brindan una mejor visibilidad de sus operaciones al tiempo que obtienen una descripción general estratégica de qué tan bien está funcionando su red.

Por qué debería utilizar un TMS

TMS es una gran inversión para cualquier remitente de carga. Aunque debe invertir algunos recursos financieros para poner en marcha el sistema, las recompensas superan con creces las desventajas. TMS le ayudará a optimizar la gestión de sus recursos humanos y organizar el volumen en líneas de entrega complejas. La investigación ha demostrado que hasta el 98% de los transportistas más grandes y el 89% de los transportistas más pequeños tienen alguna forma de TMS.

TMS vs. WMS: ¿Cuál es la diferencia?

WMS (Warehouse Management System), es un tipo diferente de software operativo. Existe una diferencia entre TMS y WMS, aunque están relacionados en términos de respaldo a su negocio. WMS es una pieza de software integrado que le permite controlar su inventario, organizar cómo funciona su centro de distribución y cumplir con los pedidos que le han pasado. Las diferencias clave (y similitudes) se pueden resumir de la siguiente manera:

  • ● WMS está asociado con el control in situ de la carga, mientras que TMS se preocupa más por los movimientos de carga hacia y desde las instalaciones internas.
  • ● Aunque ambos son únicos en sus funciones, las empresas pueden usar WMS para administrar el transporte, mientras que TMS se puede usar para administrar los almacenes.
  • ● Es una práctica común integrar WMS y TMS en el marco de planificación de recursos empresariales (ERP). ERP permite a los transportistas controlar y gestionar las operaciones diarias utilizando no más de una plataforma.
  • ● La integración de todas las piezas de software generalmente se realiza mediante conectividad API. De esta manera, el remitente puede monitorear todos los aspectos de la cadena de suministro. Esto puede resultar útil para desarrollar una estrategia operativa. En última instancia, es la base de las mejoras medidas en la práctica empresarial.

Beneficios y funciones de un TMS

Hay ciertas funciones clave que son relevantes para la mayoría de las empresas que la utilizan. TMS ayuda a manejar todas las funciones que aparecen en el ciclo de vida de una carga como:

  • ● Planificación de cargas
    • ○ Optimización de rutas
  • ● Ejecutando cargas
    • ○ Reservas
  • ● Seguimiento de la carga
    • ○ Actualizaciones de estado
  • ● Gestionar pagos
    • ○ Liquidación
  • ● Informes
    • ○ Seguimiento de indicadores clave de rendimiento

Podemos explorar más estas funciones con algunos detalles clave:

Planificación de cargas: mediante el uso de TMS, es relativamente fácil para los transportistas identificar los transportistas adecuados, planificar sus rutas y negociar tarifas favorables. Usando algoritmos complejos, el sistema de TMS puede optimizar cada envío, ahorrando tiempo y dinero en cada elemento de su viaje.

Ejecución de cargas: El procesamiento de la licitación de la carga se automatiza cuando utiliza TMS. Puede utilizar la guía de enrutamiento para identificar las mejores tarifas y transportistas, lo que significa que no tiene que ingresar manualmente detalles sobre la aceptación de tarifas, la capacidad y el rendimiento al despachar. TMS le ahorra esfuerzo y tiempo porque filtra una cantidad significativa de datos para seleccionar la información que necesita para su licitación y reserva.

Rastreo de carga: TMS es especialmente útil para recopilar y consolidar información detallada que rastrea y registra el movimiento de un envío a lo largo de su ciclo de vida. Esto puede incluir su recorrido desde el almacén hasta el destino final. Puede obtener actualizaciones en tiempo real y evaluar su rendimiento de forma continua.

Pago de facturas: el uso de TMS reduce el riesgo de disputas sobre facturas y pagos, ya que se controlan y auditan automáticamente. De esta manera, podrá realizar un mejor seguimiento de su rendimiento de costos y preparar análisis detallados como parte de su paquete de información de gestión.

Informes procesables: los mejores sistemas TMS le permiten recibir informes detallados sobre las instalaciones y redes que se están utilizando. Esto le proporcionará información sobre el rendimiento que podrá aprovechar al planificar el futuro. Luego, puede desarrollar estrategias para la mejora continua, como la reducción de costos, una mejor atención al cliente y una entrega sin problemas.

Cómo elegir el TMS adecuado para su negocio

Hay muchas opciones disponibles al seleccionar un paquete TMS. Sin embargo, lo más importante es asegurarse de que el producto que elija se adapte bien a la complejidad de su red. Algunas redes son más complejas que otras y esto debe reflejarse en su elección de TMS.

Pequeñas empresas: si tiene pocas cargas cada semana, no es recomendable invertir en un TMS a gran escala. Es posible que pueda arreglárselas con nada más que correos electrónicos y hojas de cálculo. También puede hacer uso de las plataformas tecnológicas que implementan sus proveedores de servicios y aliados de negocios. De esta manera, puede controlar los costos de manera eficiente. Otra facilidad de este tipo es el plan de pago mensual o por carga para pequeñas empresas.

Grandes empresas: las empresas más grandes no tienen otra opción que considerar el uso de TMS si quieren mantenerse al tanto de su cadena de suministro. La complejidad de la red está determinada por varios factores, incluida una multiplicidad de cargas semanales, diferentes modos de entrega, una base de transportistas más grande e incluso diferentes instalaciones de envío. En estos casos, es aconsejable invertir en un TMS integral que aporte automatización a sus operaciones, así como un elemento de centralización.

Puede considerar el uso de TMS basado en la nube. Esto es diferente al sistema in situ, que debe cargar manualmente en una computadora y puede consumir recursos humanos y tiempo.

El TMS basado en la nube no solo su implementación es más fácil, sino también los costos de mantenimiento son relativamente bajos. Los empleados pueden acceder a la red de forma remota, lo que es particularmente relevante hoy en día debido al trabajo remote y la pandemia de COVID-19.

Para los transportistas más pequeños, la implementación de TMS puede demorar de uno a dos meses. Sin embargo, para las empresas más grandes que implementan un TMS más complejo, puede llevar de tres a seis meses.

En conclusión

La tecnología es un activo comercial cada vez más importante en la industria del transporte marítimo y la logística. TMS es uno de esos productos que ayudan a automatizar los procesos operativos relacionados con las cadenas de suministro y el transporte de mercancías. El beneficio de TMS es que le proporciona una visión clara de sus operaciones para que pueda tomar mejores decisiones operativas. En última instancia, esto reducirá sus costos de hacer negocios y lo hará más competitivo en el mercado.

Ricardo Alvarez
Ricardo Alvarez is our Customer Relationship Manager here at ShipLilly. He writes and shares his wisdom on everything you need to know about the best practices in logistics.

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