Esperar lo inesperado: Guía del transportista internacional para protegerse de los gastos

Nelson CabreraGeneral, General, Guía de Envío, Guia de EnvíosLeave a Comment

Damaged shipping containers

Si alguna vez ha tratado de ceñirse a un presupuesto, bien sea que se trate de su negocio o de su vida personal, entenderá cuán frustrante puede ser. Es decir, es muy sencillo, porque la vida nunca va como uno lo tiene planeado. Muchos de nosotros aprendimos esta lección por las malas, como adultos jóvenes tratando de engrosar una cuenta de ahorros. Un mes el auto se descompone, unas semanas después hay que pagar cuentas médicas, después se pierde el teléfono y no queda otra alternativa que comprar otro. ¡Siempre sale algún pago!

Hacer un presupuesto no es algo distinto en el mundo de los negocios y las organizaciones con una flexibilidad limitada en sus gastos están condenadas a una frustración eterna. En especial en los envíos internacionales, los distintos costos que podrían hacer disparar sus gastos son prácticamente inagotables, y puede ser difícil hacer seguimiento a las más grandes amenazas financieras (¡y de estas hay muchas!).

Del mundo de los cuentos de hadas de las multas: el comercio global y los 7 culpables

#1)Las revisiones aduaneras

Lo que Ud., no espera que suceda:

Lo primero que debemos señalar es que los problemas aduaneros pueden ser un enorme desagüe para los transportistas. Consideremos las revisiones aduaneras, por ejemplo. Los funcionarios pudieran seleccionar al azar sus contenedores para hacer una evaluación o es posible que sea sometido a una inspección porque su carga es de un tipo en particular. En el lado menos invasivo, la oficina de aduanas pudiera simplemente solicitar sus documentos para revisarlos. Sin embargo, también pudiera verse involucrado con el VACIS (Sistema de Inspección de Vehículos y Carga), el cual utiliza tecnología de rayos x para escanear sus contenedores sin romper los sellos. Los métodos de inspección más involucrados incluyen la descarga física y el examen visual de su mercancía o hasta tomar muestras/analizar ciertos productos (esto suele ser una preocupación para los transportistas que deben cumplir con las estrictas directrices de la FDA).

Lo que ud., debe esperar pagar:

En casi todos los casos Ud., tendrá que realizar un pago por la revisión, pero eso podría terminar siendo el menor de sus problemas. Las largas revisiones podrían retrasarlo gravemente y quedar expuesto a cargos por demora y detención.

#2) Abusos por despacho de aduanas

Lo que Ud., no espera que suceda:

¡Correcto, hay más de una forma a través de la cual la oficina de aduanas puede causarle problemas! Incluso si Ud., se las arregla para evitar las inspecciones con muestras, todavía tiene que suministrar información veraz sobre toda la mercancía que está importando o exportando. Este es un componente del comercio en el cual los detalles resultan básicos, por lo que si Ud., no tiene a alguien muy meticuloso que maneje su manifiesto, quizá pueda querer considerar cambiar de personal. Si hay hasta la más mínima diferencia con la forma en la que ha informado sobre el contenido de sus contenedores, podría tener problemas. Los funcionarios aduaneros podrían tener la impresión de que Ud., está tratando de timarlos (o sea, de cometer fraude) y podría terminar costándole miles de dólares salir del problema.

Y es más fácil de lo que Ud., cree lo acusen de fraude. Por ejemplo, considere qué sucedería si, de forma inadvertida, clasifica de forma errónea su mercancía. Quizá etiqueta el artículo como algo libre de impuestos, pero el producto efectivamente tiene un impuesto aduanero de 5 %. Si tiene suerte, los funcionarios de aduanas interpretarán esta equivocación como un simple error, pero es posible que también consideren que sus acciones constituyen un fraude o negligencia grave. Este es un punto particularmente importante para las compañías grandes que manejan envíos frecuentes. Si usted termina bajo el radar de un funcionario aduanero, es probable que tenga que tratar con el intenso escrutinio en cargas futuras hasta que pueda restablecer su reputación.

Otra forma fácil de estar en problemas con los funcionarios de aduanas es identificando mal el país de origen. Esto parecería como un proceso directo, pero ¿qué pasa si el producto incluye componentes de varios países?, ¿qué pasa si el producto fue ensamblado totalmente en un país distinto? En estos casos, el país de origen se suele determinar en una de dos formas:

1. El país que fue la fuente para la mayoría de las partes del producto;

2. El país que fue responsable de fabricar el “carácter esencial” del producto.

Si no tiene cuidado podría terminar con cargos por carga mal identificada (eso sin mencionar las malas relaciones con las autoridades aduaneras). También es imperativo tomar en cuenta las variaciones entre los distintos países. Profundizaremos en este punto más adelante.

Pero, espere, aún hay más: evaluar con exactitud el valor de su carga puede ser un negocio igualmente arriesgado. Algunas empresas tratan de utilizar distintas tasaciones al hacer envíos a clientes, en comparación con las subsidiarias, pero la norma general es que Ud., debe ser consistente al determinar el precio. Incluso así, los países difieren en si esperan que Ud. incluya o no el costo del empaque/transporte en su valoración (y dado que las culturas varían sustancialmente en su definición del valor, es poco probable que Ud., sea capaz de calcular una cotización que satisfaga a todos).

Lo que Ud., debe esperar pagar:

Si está consciente de los errores de su manifiesto (por ejemplo una mala identificación de un artículo como libre de impuestos) es posible que Ud., solo tenga que volver a pagar los costos del impuesto, más el interés acumulado, claro está. Por otra parte, el precio que Ud., pagará por alterar la tasación de su envío bajo ningún concepto es definitivo. Principalmente dependerá de la discrepancia que exista entre su tasación original y el país receptor y cómo eso afecta los impuestos y tarifas por los que Ud., es responsable.

Pero, más importante, los errores graves o frecuentes podrían hacer que se le levantaran todo tipo de multas relacionadas con fraude y negligencia, lo que rápidamente terminaría costándole más del valor de su carga. Y si los funcionarios aduaneros deciden mantener vigilados todos sus envíos, es posible que tenga que acostumbrarse a pasar largas horas en el puerto, y pagar los gastos por demora y detención que le esperan.

#3) Carga dañada

Lo que Ud., no espera que suceda:

Es de lógico que Ud., considera que su carga es preciada y que debe ser manejada con sumo cuidado. Lamentablemente, los accidentes suceden y, por lo general, la Madre Naturaleza no tiene mucho que ver con su opinión sobre su envío. Bien sea que se trate de fuertes tormentas, enormes olas y daños por agua, mal amarre o simplemente por contenedores asegurados de forma inadecuada, es solo cuestión de tiempo antes de que su carga se vea comprometida. Incluso si el envío llega seguro a puerto, la mercancía se puede caer o chocar con otros objetivos durante el proceso de descarga.

Lo que Ud., debe esperar pagar:

En algunos casos, puede ser difícil hallar culpables con respecto a quien es el responsable realmente por los daños. Con suerte, si tiene la carga asegurada, podrá recuperar parte de las ganancias perdidas. Sin embargo, con frecuencia, se puede hacer seguimiento de los contenedores abollados y la mercancía dañada hasta la fuente, quizás un trabajador del muelle manipuló mal el envío o un empleado del barco no aseguró bien la carga antes de zarpar. Por lo general, Ud., puede recibir alguna compensación por la parte involucrada, dependiendo de las condiciones de su contrato. Sin embargo, es importante actuar rápidamente e introducir un reclamo dentro del tiempo estipulado; de contrario no tendrá ni suerte, ni dinero.

#4) Artículos perdidos

Lo que Ud., no espera que suceda:

Todos perdemos artículos de vez en cuando. Solo piense con cuánta frecuencia pierde el control remoto o coloca las llaves fuera de su puesto. Pero muchos de nosotros presumimos cuando se trata de artículos realmente importantes en nuestra vida (o negocio), de la atención que les prestamos. Sin embargo, si considera la constante congestión y el desfile de personas en los terminales de embarque, no es de sorprender que la pérdida de artículos sea una realidad cotidiana.

Probablemente es muy común extraviar documentos, en especial, el importante Conocimiento de Embarque (B/L). Un courier pudiera haber extraviado el documento en tránsito o un número de funcionarios pudiera haber perdido el rastro en el puerto. Sin el B/L el terminal no liberará su carga, por lo que usted buscará desesperado una copia para evitar retrasos costosos.

Sin embargo, es probable que también incurra en gastos por pérdida de la carga. Dado el tamaño de un contenedor promedio, Ud., pensará que un envío extraviado será finalmente fácil de ubicar. Pero las áreas de almacenamiento portuario suelen ser tan grandes que si un contenedor no termina en el lugar exacto en el que fue asignado, la búsqueda resultante se parecerá más a aquello de buscar una aguja en un pajar. Después de todo, ¡la mayoría de los contenedores lucen exactamente iguales! Incluso si los trabajadores de los muelles comienzan la búsqueda de inmediato, podría tardar días o semanas antes de que Ud., se reúna de nuevo con su carga.

Lo que Ud., debe esperar pagar:

Aunque no hay ningún cargo oficial por pérdida de documentos o contenedores, el problema surge cuando Ud., no puede liberar su envío para el próximo tramo de su viaje. Estos retrasos inevitablemente producirán gastos por demora y detención, y Ud., sus recursos son limitados para situaciones como estas. Existen algunas medidas preventivas que puede tomar con el B/L, como garantizar una carta de indemnización por parte del remitente o del consignatario en el banco (si se firmó el B/L de manera conjunta), pero ese proceso en sí acarrea un costo extra y puede tomar tiempo.

Si el terminal es responsable por su carga extraviada, muy probablemente renunciará a cualquier pago por demora que en caso contrario tendría que cargar. Lamentablemente, el conductor que estaba esperando por trasladar su mercancía por tierra puede no ser tan comprensivo, por lo que los gastos por demora casi siempre son inevitables.

#5) Carga compleja/complicada

Lo que Ud., no espera que suceda:

Hay un arte para empaquetar correctamente sus contenedores y ¡no simplemente por un valor de estética! Ud., debe estar consciente de empacar los contenedores de forma tal que el contenido esté distribuido de forma pareja y que no supere los requerimientos de peso; de lo contrario, Ud., tendrá graves problemas. Por  ejemplo, si Ud., atesta un contenedor repleto de mercancía para tratar de maximizar el espacio, el camionero podría considerar que es demasiado pesado para algunas de las vías en su ruta. ¿Qué significa esto? Que el conductor necesitará buscar rutas alternas o ingeniárselas para redistribuir el peso para que su carga no exceda el límite.

Los contenedores desequilibrados pueden plantear gran parte del problema. Si su carga no está bien empacada y pone demasiada presión en uno de los ejes del  semiremolque, el conductor tendrá que parar todo, volver a visitar la instalación y reordenar el camión completo para lograr una distribución más equitativa del peso.

Lo que ud., debe esperar pagar:

Cualquier tipo de retraso producido por sobrepeso o por contenedores mal empacados podría provocar un cargo extra para el importador, en especial, por cuanto le toma mucho trabajo extra al parte del conductor corregir el problema. Pero, estos gastos indirectos podrían ser realmente menores cuando Ud., considera el cuadro completo. Los asuntos con sus contenedores deberían agregar un tiempo sustancial a la ruta de entrega y entre el dinero que gasta para pagar el sobretiempo del conductor y la pérdida de ingresos por no cumplir con sus  fechas de entrega, Ud., podría terminar diciéndole adiós a sus márgenes de beneficio por completo.

Port labor truckers on strike

#6) Huelga de empleados

Lo que Ud., no espera que suceda:

Tras las recientes crisis en los puertos de la Costa Oeste de los Estados Unidos, la mayoría de los profesionales de la industria sienten muy poco a gusto con el impacto negativo de las huelgas laborales. No se trata de si las huelgas se presentan en un punto de la exportación, en el lugar de destino de la carga y en algunas paradas intermedias, estas masivas protestas de los trabajadores pueden ser devastadoras para su cadena de suministro. Se acumulan los congestionamientos, los documentos siguen sin revisar y cualquier trabajo que se  lleve a cabo tarda dos o tres veces más.

Lo que Ud., debe esperar pagar:

Las huelgas que continúan por varias semanas pueden ser una tortura para los expedidores y transportistas en conjunto. La lista de formas en las cuales pudiera incurrir en gastos es prácticamente interminable. Si Ud., redirige la carga hacia un puerto totalmente distinto, el viaje podría tardar más (y eso trae un gasto). Si Ud., aprovecha las oportunidades y envía su carga al terminal, podría terminar dando vueltas en círculo (y eso también tiene un costo). Una vez que su carga llegue a tierra firme, sus contenedores se podrían perder o simplemente permanecer sin atención, almacenados (y eso acarrea un costo). La falta de organización le podría dificultar a su conductor salir del puerto (y eso tiene un costo). ¡Ahora lo debe tener más claro!

#7) Feriados

Lo que Ud., no espera que suceda:

¿Por qué las vacaciones no están en nuestro listado? ¿Los feriados no son tiempo de celebración, eventos llenos de grandes recuerdos y actividades divertidas? ¡Claro, pero eso solo sucede si Ud., es el que celebra! Piense en las dificultades que podría enfrentar si trata de importar/exportar mercancía hacia o desde otro país, solo para descubrir que la ciudad completa está de vacaciones. Bien sea que toda la ciudad haya cerrado o que las calles estén pobladas con desfiles y turistas, ninguna de las dos cosas lo beneficiarán al final. Y las semanas después de la temporada vacacional pueden ser igualmente difíciles. Más y más transportistas rebosarán los puertos en un intento por ponerse al día con los negocios y la congestión fácilmente paralizará su propia operación.

Lo que Ud., debe esperar pagar:

El mayor riesgo aquí es el potencial de los gastos relacionados con retrasos: demora, detención y los costos diarios. Ud., no puede controlar las costumbres culturales y los feriados nacionales, por lo que su mejor apuesta es simplemente planificar con antelación. De lo contrario terminará siendo blanco perfecto, esperando que los trabajadores locales regresen a trabajar o luchando contra la corriente en busca de atención. Los gastos por demora y detención suelen ser determinados en una base diaria y por contenedor, y se acumulan con sorprendente rapidez. En otras palabras: Ud., se puede hallar enterrado bajo un montón de cuentas más rápido de lo que pueda decir: ¡Felices Fiestas!

El rey de los gastos: multas por importación

Ahora que lo hemos abrumado de forma suficiente con todas las tasas y gastos misceláneos en los que incurrirá en alta mar, veamos el factor que realmente termina con el presupuesto: las violaciones a la importación. Los importadores son  responsables por una cantidad increíble de papeleo relacionado con sus envíos y llenar los formatos puede parecer como si se descodificara otro idioma. Con toda la jerga legal y las cláusulas extrañas, es de sorprender si alguno de los formularios se llegan a llenar de forma correcta alguna vez. La mejor apuesta aquí probablemente es trabajar con un profesional en logística que pueda ayudarlo a mantener sus asuntos en orden. Si Ud., no está convencido, tome en cuenta este listado (parcial) con los principales motivos por los que una agencia aduanera podría abrumarlo con las multas:

Omitir el seguro de importación o introducirlo de forma incorrecta: También conocido como el formato ISF o 10+2, este documento ha sido obligatorio desde el año 2010. Un ISF es necesario para cualquier envío que llegue a los Estados Unidos por vía marítima. Ud., debe llenar toda la información ISF antes de liberar su mercancía de su punto de origen, lo cual requiere un pensamiento proactivo de su parte. Si Ud., no introduce estos documentos con prontitud o de forma correcta, podría estar sujeto a pagar hasta 5.000 dólares por cargos.

Customs signing paperwork

Documentación inadecuada: Además de los problemas que podría tener con la tasación adecuada y la clasificación de los productos (señalados anteriormente), la Oficina de Aduanas y Protección Fronteriza de los Estados Unidos (CBP) podría fijar pagos si Ud., no declara la mercancía por completo. Si sus documentos no informan con exactitud todas sus importaciones (o si Ud., intenta importar un producto improcedente) espere una multa de cuantiosas proporciones. Además, la introducción indebida de otra documentación de transporte, sin seguir los procedimientos de importación establecidos, y sin llevar a la brevedad la mercancía solicitada a custodia de los funcionarios de aduana le podría costar una buena suma.

Aranceles no pagados: Ocasionalmente, Ud., pudiera calcular mal el arancel que adeuda o identificar mal su importación de forma que disminuya, por error, sus costos arancelarios. De cualquier modo, la oficina de CBP no lo dejará pasar desapercibido. Bien sea que Ud., pague menos o que no haya pagado en lo absoluto, los funcionarios aduaneros tienen la autoridad para cobrarle hasta el valor interno de su mercancía (en caso de fraude) o dos a cuatro veces el arancel que adeuda actualmente (en caso de negligencia/negligencia grave).

Violaciones a las disposiciones de las agencias gubernamentales: la CBP es solo una de las entidades de los Estados Unidos con las que Ud., tendrá que navegar Desde la FDA hasta la EPA, la violación de las regulaciones de cualquiera de estas agencias le hará aterrizar en aguas calientes (¡el gobierno puede incluso incautar su carga e introducir una acusación penal en su contra!).

Informe electrónico de exportación: Desde el 2008, todos los exportadores deben llenar de forma electrónica toda su documentación antes de que la mercancía salga del puerto. No cumplir con esta obligación le costará sobre los 1.100 dólares diarios. Tomando esto en cuenta, la introducción tardía de cualquier tipo casi siempre tendrá su precio, por lo que ¡marque su calendario por adelantado!

Un error ocasional al introducir los documentos probablemente no le dañará su éxito como empresa; sin embargo, Ud., debe haber todos los esfuerzos por permanecer del lado correcto de la ley. Los transportistas que tratan de forzar las normas o tomar atajos solo pueden sobrevivir por un tiempo. De hecho, en agosto de 2015, la comisión marítima federal introdujo más de 1,2 millones de dólares en multas civiles divididas entre 7 transportistas comunes que no operan con buques (NVOCC) y una transportista común que opera con buques  (VOCC). Una larga investigación reveló numerosas violaciones por parte de estas transportistas, incluyendo tarifas ilegales por carga a los clientes, cobrar cargos no cubiertos en el contrato, representación indebida de cuentas de transportistas en contratos de servicios y rembolsos ilegales de otras transportistas. De conformidad con los términos establecidos por la comisión marítima federal (FMC), lo menos que un infractor pagó era 80.000 dólares. Si Ud., desea tener más información, incluyendo el revés por 500.000 dólares para el infractor N° 1, ingrese a la página web de la comisión marítima federal.

Cabe señalar que si Ud., recibe infracciones por importación, siempre podrá introducir una solicitud de amparo que pudiera revertir los cargos. Para mayor información sobre multas en Estados Unidos, revise esta referencia útil.

Recordatorio: Un desglose rápido por país

Anteriormente señalamos que uno de los factores complicados en el laberinto de los cargos que tiene al navegar es la diferencia en los procedimientos de operación entre cada país. Claro está, ocupará mucho espacio brindar un listado exhaustivo de las normativas de cada país, pero hemos seleccionados unos ejemplos específicos para hacer énfasis en cuán importante es que Ud., piense e investigue primero:

  • Afganistán: hay un impuesto de 2 % en todos los FOB+DUTY (libre a bordo + arancel), registros de recibos impositivos y un impuesto adicional a la “Media Luna Roja”.
  • Canadá: 5 % de IVA, así como un “impuesto armonizado de ventas” y cargos adicionales dependiendo de la provincia.
  • China: en general, se aplica un 17 % de impuesto en CIF+DUTY, y también pueden haber aranceles por provincia.
  • Eritrea: aplica un impuesto al valor agregado de 22 % a la mayoría de las mercancías, aunque ciertos alimentos básicos y necesidades también se pudieran permitir a una tasa reducida.
  • India: los impuestos podrían incluir CVS, educación aduanera/CESS e impuestos adicionales especiales.
  • Iraq: la mayoría de los artículos reciben un impuesto de 5 %, pero hay una serie de excepciones a la norma, incluyendo medicamentos, alimentos, libros, ropa, y artículos humanitarios.
  • México: ahí se aplica un impuesto de 16 % sobre CIF+DUTY, así como otros cargos por impuesto. El IVA se puede reducir a 11 % si el envío proviene de ciertas “regiones fronterizas” de los Estados Unidos.
  • Senegal: además de un impuesto al valor agregado base de 15-20 %, hay un impuesto estadístico de 1 % y un arancel de “solidaridad comunitaria” de 1 % más cargos adicionales por productos agrícolas, pesqueros y de industrias.

Cierre: Un toque de realidad con una dosis de consejo

Y ahora, con respecto a lo más importante: ¿cómo puedo evitar todas estas multas? Las respuestas a muchos de los casos específicos que hemos mencionado aquí están incorporados en los párrafos anteriores, pero gran parte se reduce a unos simples consejos.

Sobre todo, la clave para su éxito radica en su capacidad para prepararse ante cualquier posibilidad. Esto significa ser proactivo y dar lo mejor para salir adelante antes de lo programado para que cualquier retraso imprevisto no lo deje totalmente fuera de la ruta. También querrá aprovechar el tiempo para colaborar con socios confiables y desarrollar una relación con empresas transportistas y de camiones. Mantener su reputación es igualmente importante, así que haga lo más que pueda para congraciarse con las autoridades aduaneras y cumplir hasta con las regulaciones más triviales. Adquiera el hábito de introducir los papeles temprano y de forma meticulosa, y haga lo que sea necesario para estar informado. Investigue sobre las culturas y las agencias gubernamentales asociadas con los países de su cadena de suministro y piense de forma crítica sobre cómo le pueden afectar estos factores a su carga. Cabe destacar que siempre es seguro desarrollar un plan de respaldo, como una ruta alterna en caso de la congestión súbita o una segunda copia de sus papeles en caso de que se pierda la documentación.

Haciendo dicho esto, la realidad de la vía de los envíos es que después de cierto punto, los cargos son inevitables. Mientras más crece  su organización y más volumen de carga envíe, menor podrá aislarse de los costos imprevistos (y ¡muchos de ellos están realmente fuera de su control!). Al final del día, la movida inteligente es agregar un colchón protector a su presupuesto, dándole un cómodo margen financiero que lo mantenga a flote, incluso en los mares más tormentosos.

Tampoco duele buscar la asesoría por parte de un procesional certificado. Los proveedores de negocios confiables (incluyendo a LILLY + Associates) pueden brindarle asistencia en todas las áreas ya señaladas, desde asegurar la carga hasta actuar como un corredor de aduana para llenar la información a nombre suyo. En materia de logística, la diferencia entre el fracaso y el éxito (y la satisfacción y el estrés), radica en los detalles y contratar a un experto consciente sin duda alguna le hará más competitivo en una industria notoriamente volátil.

Fuentes: morethanshipping.com compass.ups.com posteverywhere.com fmc.gov ecustoms.com export.gov

Nelson Cabrera
Nelson leads global business development efforts within ShipLilly and has been featured as a logistics expert in numerous publications, including SupplyChainBrain, The Bulletin Panama, Logistics Management, and the Miami Herald.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *